Kansli

Välkommen till Enebybergs IF:s kansli

Kansliet bemannas av Marie Stensiö och Christina Wahlberg. Föreningen har även ett tenniskansli som bemannas av Anders Lindgren, Rosie Lewandowsky och Sebastian Baehre (se vidare Tennisens sektionssida för mer information).

Kansliets arbetstider är till största del förlagd till dagtid, måndag till fredag men då arbetet även innebär tidig morgon, sena kvällar och helger nås via mejl kansli@enebybergsif.se, ekonomi@enebybergsif.se och tennis@enebybergsif.se 

Kansliets roll är att genomföra och driva det operativa arbetet som föreningens styrelse och sektionskommittéerna beslutat. Kansliet är navet i föreningen och strävar efter att på ett effektivt sätt driva och koordinera verksamheten samt utgöra föreningens primära kontakt mot myndigheter, idrottsförbund, sponsorer, medlemmar och andra för föreningen viktiga intressenter. Kansliet rapporterar till föreningens styrelse och bedriver sitt arbete enligt de riktlinjer som beslutas av styrelsen.

Nedan följer en summering av kansliets viktigaste arbetsuppgifter.

Kansliets Mål – Vision – Strategi

Att utföra de administrativa uppdragen på ett enkelt och effektivt sätt så det möjliggör för styrelse och sektionskommittéer att kunna realisera föreningens strategiska och operativa verksamhetsmål samt att informera och marknadsföra föreningens verksamhet så det skapar ett större intresse för föreningen.

Ansvarsområden

Klubbchef/ekonomiansvarig (tjänst 65%)

Christina Wahlberg ekonomi@enebybergsif.se

• Övergripande ansvar för all administration avseende kansli, ekonomi och personal. • Kontaktansvarig för våra medlemmar och GDPR • Fakturering-/leverantörsreskontra-/redovisning-/budgetarbete-/analyser/bokslut • Licenser till Konståkningen mfl. Hantering av föreningens Aktiebolag • Hantering av skattedeklarationer-/arbetsgivardeklaration • Upprättande av årsredovisningar-/inkomstdeklarationer • Upprättande av anställningsavtal • Hantering av löneutbetalningar-/tjänstepensioner-/försäkringsärenden • Förbereder ärenden på uppdrag från styrelse och sektionskommittéer • Informationskanal med alla ideellt aktiva ledare-/tränare-/spelare-/föräldrar och stödmedlemmar i föreningen. • Kontaktansvarig avseende föreningens ärenden med Danderyds Kommun, Skatteverket, Banker, Försäkringsbolag, Arbetsgivarorganisationer, Riksidrottsförbundet, Specialidrottsförbund, övriga myndigheter och företag. • Adjungerad i huvudstyrelsen.

Samordnare/administratör (tjänst 60%)

Marie Stensiö kansli@enebybergsif.se

• Hantering av medlemsregister • Fakturering av medlemsavgift • Hantering av Svenskalag • Hantering av IdrottOnline • Närvarorapportering - LOK, ansvarig för sammanställning och rapportering till kommun och Riksidrottsförbundet • Administrativ hantering av planschema – fotboll • Licenser för – fotboll – innebandy – bandy • Administrativa uppdrag åt styrelse, kommittéer, lagledare och tränare • Besvara frågor som inkommer till föreningen • Sammankallande anläggningsråd på IP • Operativt kontaktansvarig för anläggningen (ej tennishall) mot kultur och fritidsförvaltningen • SISU/Stockholms idrotten • Hantering av idrottslyftet • Hantering av bokningsschema • Integrationssamarbete med kommun och andra hjälporganisationer • Materialhantering - fotboll • Administrativt behjälplig vid utbildningar. • Administrativt behjälplig vid arrangemang (fotbollsskola, fotbollslekis mm) • Informationskanal till lagledare, tränare, aktiva mfl. • Adjungerad i huvudstyrelsen.

Information avseende hantering av:

Varje sektion upprättar årligen en budget som innefattar alla intäkter och kostnader för sektionens verksamhet som godkänns av Huvudstyrelsen. Inom ramen för denna budget så fastställs sektionsavgifter samt ersättningsnivåer till anställda enligt Arbetsgivaralliansens branschavtal idrott som sedan administreras av kansliet.

Anställningsavtal, löner och ersättningar

Anställningsavtal formaliseras av sektionerna baserade på föreningens avtalsmallar. Kansliet utbetalar sedan ersättning utifrån dessa underlag och tillser samtidigt att lagstadgade skatter och avgifter inbetalas. Kompletta underlag krävs för att kansliet ska kunna utbetala ersättningar!

• Endast utsedd styrelse-/kommittémedlem har befogenhet att anställa tränare.

• Föreningens tränare kontrakteras enligt gällande avtal med Arbetsgivaralliansen.

• Laget får inte betala ut någon ersättning eller lön till tränare, domare eller annan person. Kontakta kansliet för hjälp med hantering.

Närvarorapportering

• Närvarorapportering skall ske löpande under året i samband med aktiviteten med max en veckas fördröjning. Detta görs för att föreningen ska kunna få det sk Lokala Aktivitetsstödet från Riksidrottsförbundet och kommunen. Eventuella justeringar skall göras årligen senast 10 januari för hösttermin och 10 juli för vårtermin. Föreningens aktiviteter sammanställs från kansliet som skickar in ansökan till Riksidrottsförbundet och kommunen två gånger per år. Detta är en viktig intäktskälla för föreningen så var noga med återrapporteringen!

Utbildningar

• Se utbildningsprogram för respektive sektion

• Utbildningar ska godkännas av utsedd person i styrelsen, kommitté, sportchef eller kansli.

• Undersök om eventuellt bidrag kan ges för utbildningen från Stockholmsidrotten/SISU. Ansökan skickas i så fall från kansliet kansli@enebyergsif.se

Objudna gäster på IP eller annan skadegörelse

• Om ni märker objudna gäster på IP eller vill kontakta vaktmästarna för andra ärenden så går det bra att mejla till eip@danderyd.se eller lämna info på: Felanmälan Danderyds kommun